1 – Traitez vos Documents et vos Courriers (ECM/GED)

Grace à ACROPOLIS gérez les milliers de documents, courriers, e-mails, pages Web, fax, vidéos… Créez ou visualisez chaque jour des documents qu’il faut gérer, traiter, diffuser ou archiver. ACROPOLIS est un outil de partage de savoir. En effet, les documents représentent l’un des moteurs d’une organisation… ACROPOLIS est développé pour les entreprises et les administrations, qui souhaitent se doter d’une solution complète, capable de gérer le cycle de vie de leurs documents : numérisation, intégration, circulation, archivage, recherche, publication… ACROPOLIS traite vos informations « multi canal » : gestion de la circulation (papier, fax, email, téléphone (CTI), portail, face à face, autres..). Numérisez vos documents à l’unité ou par lots papier ou électroniques, via scanners et tout autre appareil de numérisation, voir directement issus des spools, du fax, des e-mails ou du système d’Information. Option OCR/ICR (Reconnaissance Optique de Caractères) pour une reconnaissance des formulaires est disponible. Vous pourrez ainsi traiter et automatiser des tâches en fonction de la nature des documents. ACROPOLIS optimise aussi votre gestion du courrier, de son enregistrement à l’envoi de sa réponse, en passant par sa diffusion dans les différents services. Ce module courrier est un complément fonctionnel à votre GED de production, puisqu’il l’enrichit d’une brique applicative directement opérationnelle sans développement de spécifique. Vos courriers ‘Arrivée’ en format papier (fax, courriers classiques) pourront être numérisés par le module « GED », intégré en standard dans Acropolis ; vos e-mails et leurs éventuelles pièces jointes seront intégrés dans Acropolis à partir de votre messagerie et considérés comme des courriers classiques ; quant aux appels téléphoniques ou à l’accueil physique, ils seront pris en compte grâce à des modèles bureautiques à remplir en fonction des informations communiquées. Grâce à Acropolis, la circulation, le traitement et la mise à disposition des courriers et documents vont être optimisées et ainsi, garantir la cohérence, l’efficacité et à la performance de vos équipes. Grâce à sa modularité, nous vous proposons une évolution progressive de vos processus déjà existants. Le retour sur investissement (ROI) est incontestable, vous bénéficierez d’une réduction des coûts, d’un gain de productivité et de temps mais surtout une meilleure traçabilité des documents. Acropolis répond à vos attentes en matière de gestion du courrier, il permet : – d’enregistrer vos documents et courriers ‘Arrivée’, ‘Départ’, ‘Interne – de diffuser et déléguer vos documents et courriers – de gérer vos courriers multicanaux – de gérer vos délais de traitement – de suivre des réponses et accusés de réception – d’indexer vos documents et courriers par mots-clés (ISO2788) – de réaliser vos publipostages concrètement – de réduire vos temps de traitement du courrier mais surtout, de le tracer et l’historiciser – Suivez vos traitements documentaire par tableau de bord.

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