Témoignages Mairies

COMMUNE DE 250 000 HABITANTS

Année de mise en œuvre : 2011
Délai de mise en œuvre : 6 mois
Type de projet : Gestion du courrier, dématérialisation du parapheur éléctronique et signature électronique
Nombre de courriers traités : 2000 à 2500 par jour courriers dont les recommandés

DESCRIPTION DU PROJET
Cette Mairie souhaite s’inscrire dans une démarche d’amélioration continue de sa relation aux usagers et citoyens en s’appuyant sur le référentiel Qualiville. Elle communique avec ses administrés par accueil direct mais aussi par courriels, courriers et fax, c’est pourquoi elle a lancé un projet d’amélioration de sa gestion du courrier.

C’est dans ce cadre qu’elle a choisi Acropolis pour gérer ses courriers multicanal dans l’ensemble de ses directions et offrir une qualité de service optimale à ses interlocuteurs. Acropolis permet, dès sa prise en main par les utilisateurs, de réduire les temps de traitement, d’améliorer la qualité des courriers, de vérifier qu’une réponse a bien été apportée à chaque courrier dans les temps impartis et de réaliser des statistiques thématiques.

Acropolis permet également de garantir la traçabilité des courriers, d’améliorer leur suivi tout en garantissant leur confidentialité et de simplifier les recherches et l’archivage. Acropolis a été conçu dans une démarche de développement durable. Il offre donc la possibilité de scanner tous les courriers entrants, sortants et internes et de diffuser leur version numérique pour réduire l’utilisation du papier.
COMMUNE DE 7 000 HABITANTS

Année de mise en œuvre : 2012
Délai de mise en œuvre : 1 mois
Type de projet : Gestion du courrier et dématérialisation
Nombre de courriers traités : 30 à 50 courriers par jour

DESCRIPTION DU PROJET
Cette mairie utilise Acropolis depuis avril 2012 pour gérer l’ensemble de ses courriers. Les objectifs du projet étaient les suivants :
– Economie de papier
– Retrouver à tout moment la trace d’un courrier
– S’assurer que tout courrier obtienne une réponse dans un délai optimisé
– Apporter la traçabilité totale entre son arrivée dans la collectivité et la réponse apportée

Quinze agents de la Mairie utilisent Acropolis pour gérer et traiter tous les types de courriers. Les courriers sont scannés à l’unité. Ils sont ensuite diffusés en fonction des droits d’accès des utilisateurs grâce à un Workflow paramétré pour les besoins de l’organisation. Suite au traitement du courrier, les utilisateurs disposent de fonctions de recherches et de classement simplifiées.

Des statistiques pré-paramétrées sont également disponibles pour analyser par exemple les volumes de courriers reçus, les délais d’acheminement et les délais de réponse.

Tous les courriers peuvent ensuite être archivés dans Acropolis ou sur un support externe.