Témoignage SDIS

SDIS DE CATEGORIE 1

Année de mise en œuvre : 2012
Délai de mise en œuvre : 9 mois / 18 mois initialement souhaité
Type de projet : GED / Gestion du courrier / Gestion des réclamations
Nombre de courriers ARRIVEE : 60 000 par an pour l’Etat-Major et 30 000 pour les 5 groupements territoriaux
Nombre de demandes : 30 000 demandes par an

DESCRIPTION DU PROJET
Le projet de ce SDIS avait pour objet la fourniture et la mise en œuvre d’une solution de Gestion Electronique de Document couvrant le domaine du courrier et la gestion des réclamations. Cette solution devait prendre en compte la composition de ce SDIS avec 1 500 agents dont 1 100 Sapeurs-pompiers professionnels auquel se rajoutent 4 500 sapeurs-pompiers volontaires.

Ce SDIS comprend un état-major, cinq groupements territoriaux et 68 centres de secours rattachés aux 5 groupements territoriaux. En se dotant d’outils de Gestion de Document Electronique Multicanal, dénommés GED Multicanal, ce SDIS souhaitait :
• Moderniser la gestion des documents
• Remplacer l’application de gestion de courrier existante ;
• Tendre vers une dématérialisation du traitement des documents entre les différents sites afin de s’inscrire dans une démarche de développement durable ;
• Permettre un pilotage de la gestion des courriers externes et des demandes internes ;
• Tendre vers une homogénéisation du traitement du courrier et des demandes dans les entités en optimisant les processus en place ;
• Stocker, diffuser et partager l’ensemble des documents du SDIS, sous réserve de confidentialité ;
• Intégrer la gestion électronique des documents dans l’architecture technique globale ;
• Partager et sécuriser l’information en fonction de son profil.

Sécuriser l’activité liée au courrier et aux demandes :
• Garantir la traçabilité et améliorer le suivi;
• Garantir la confidentialité;
• Simplifier la recherche;
• Disposer d’un plan de classement commun à l’ensemble de l’établissement;
• Permettre un archivage des documents et assurer leur conservation.

Tendre vers une démarche qualité et d’accompagnement :
• Réduire les temps de traitement et améliorer la qualité de service;
• Permettre de vérifier qu’une réponse a été apportée aux courriers;
• Permettre de vérifier qu’un traitement a été apporté à une demande interne;
• Permettre un suivi des délais de réponse et de traitement d’une demande;
• Consolider les statistiques de chaque direction afin de disposer de statistiques globales.
 
Acropolis et les services associés d’analyse conseil, accompagnement au changement a été la réponse, la plus pertinente en terme de solution et d’accompagnement métier.

Le planning initial prévu par le SDIS de dix-huit mois a été re-planifier sur neuf mois, du fait de l’efficacité de l’équipe projet, de la simplicité et souplesse de mise en œuvre d’Acropolis.