Conseils Régionaux et Généraux

CONSEIL REGIONALConseil Regional

Date de signature du projet 2004
Type de projet : Gestion du courrier
Nombre de courriers ARRIVEE : 4000 / mois pour la présidence et 2000 pour la DTCI
Nombre de courriers DEPART : 5000 / mois pour la Présidence
Types de courriers pris en charge : Courriers de la Présidence

DESCRPTION DU PROJET
Ce Conseil Régional a choisi ACROPOLIS en 2004 pour traiter les courriers (ordinaires, recommandés ou express) nominatifs adressés au Président de la région. L’outil a été déployé à l’ensemble des directions de la région. Les objectifs du projet étaient les suivants :
– Amélioration du circuit des courriers
– Allégement de la circulation des parapheurs
– Traçabilité des courriers à tous les niveaux et à chaque étape du circuit
– Gain de temps.

Les courriers sont scannés (totalement ou partiellement en fonction de l’importance du dossier) puis sont diffusés aux collaborateurs par ACROPOLIS mais aussi par papier. Les courriers « réponse » sont également scannés, enregistrés dans ACROPOLIS et liés au courrier « arrivée ».

Depuis 2004 le Conseil Régional fait évoluer continuellement le projet : mise en œuvre des mises à jour, installation de nouveaux scanners, paramétrage d’accusés de réception automatiques… 

 

CONSEIL GENERALConseil General

Date de signature : Fin 2005
Délai de mise en œuvre
: 3 mois
Type de projet : Gestion du courrier
Nombre de courriers : ARRIVEE 8000 / mois
Nombre de courriers : DEPART
Types de courriers pris en charge : Tous sauf les invitations, revues et factures

DESCRPTION DU PROJET
Ce Conseil Général a choisi ACROPOLIS fin 2005 pour traiter l’ensemble de ses courriers. Cette collectivité utilise également la gestion des contacts d’ACROPOLIS.

L’objectif du projet était d’informatiser et d’automatiser les différentes étapes de la gestion du courrier dans les services du Conseil Général.

Voici le processus de gestion du courrier utilisé en interne : Une étiquette code-barres est apposée sur chaque courrier pour faciliter son suivi. Les documents sont scannés et automatiquement rangés dans le chrono courrier correspondant. Un accusé de réception est émis automatiquement. En fonction du type de courrier (réclamation, demande, etc.), une date limite de réponse apparaît et alertera l’utilisateur en cas de retard de traitement. Les courriers sont ensuite diffusés en interne pour traitement. Les réponses aux courriers sont faites à partir de modèles bureautiques créés dans ACROPOLIS. Le CG gère les contacts associés aux courriers dans ACROPOLIS (dédoublonnage, tris…) grâce à la gestion du protocole.

Suite au traitement des courriers, le Conseil Général peut effectuer des recherches, éditer des statistiques et archiver ses documents.

Depuis 2006 ce Conseil Général est très actif sur le projet de gestion du courrier : améliorations constantes, mises à jour régulières.